購買(調達)計画を立てるには

プロジェクトで大きなリスクを抱えているエリアを、外部に委託してしまうことは、多くのプロジェクトマネジャーに賛同してもらえるでしょう。
適切な製品・サービスを最適な納入者から調達することを保証するためには、購買計画を作成することが必要になります。
詳細な購買計画を作成するのは、非常に骨の折れる作業です。


必要な製品・サービスをリストアップし、納入までのスケジュールを立て、納入者を選定し、そして、製品・サービスの受領プロセスを定義する….さらに、納入者の成果を評価するプロセスを管理しなければなりません。
これらのたくさんのアクティビティを行うためには、次の主要な3ステップを行い、詳細な購買計画を作成します。

  1. 要求事項を明確にする
    まず最初に、外部から調達しなければならないすべての製品・サービスをリストアップします。
    個々の調達品目に対して、その目的、必要数量、予算、そして、内製よりも外注を選択した理由を定義します。実際に調達を実行する前に、これらのことを明確にすることで、調達品目が、目的にかなっているかどうかを知ることができます。
  2. 市場調査を実施する
    次に、要求事項に合致するような製品・サービスが存在するかどうか、そして、それを供給してくれる納入者がいるかどうかを知るために、市場調査を行ないます。
    この段階では、詳細に製品・サービス、納入者のことを知る必要はありません。知りすぎてしまうと、以降の購買プロセスで、バイアスがかかるかもしれません。ここでは、情報を入手するだけに留めます。
  3. 購買計画を作成する
    購買計画を作成するには、納入者を見つけ出し、契約し、納入者の成果を管理するために必要なすべてのアクティビティを洗い出します。
    • 入札プロセスを実行する
      内容は、これが情報化資源調達のベストプラクティスだ!を参照してください。
    • 購買プロセスを実行する
      選定した製品・サービスが、適正な品質レベルで、予算内で、納入されることを保証するステップです。
      • 発注依頼書を発行する
      • 製品・サービスを受領し、評価し、そして検収をする
      • 納入者からの請求書をチェックし、支払承認をする
    • 納入者を管理する
      要求事項を元に、納入者の成果を評価するためのレビューを継続実施する

PM123の計画キットに含まれる購買計画を使用することで、詳細な計画を迅速に、かつ効率的に作成することができます。
是非、ダウンロードしてみてください。

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