提案依頼書はこのように書く

プロジェクトの計画フェーズで、外部から調達する必要性に気付くことがあります。それは、単に、必要な製品・サービスを調達する場合や、プロジェクト全体を外部に委ねる場合もあるでしょう。
このような時には、提案依頼書(RFP)を作成しなければなりません。
提案依頼書は、文字通り、外部調達元からの提案を依頼する文書です。従って、RFPには、提案書を受領するプロセスと、提案書を作成するために必要な情報がなければなりません。


必要かつ十分な情報量を備えたRFPを作成することは、最適な納入者を決定するために、最も重要なことであると言うことができます。なぜならば、納入候補者からまとまった量の提案書を受領し、最適なソリューションを決定して納入者を選定しなければならないからです。
RFPには、以下のような情報を含まねばなりません。

  1. 概要
    プロジェクトの目的と状態の要約、提案書を受領するためのプロセスとルールを記述します。
  2. 企業情報
    必要となる納入者の企業情報を列挙します。例えば、ビジョン、経営理念、マーケットシェア、顧客、保有スキル、経験、事例などが当たります。
  3. ソリューション
    提案されるソリューションの内容を理解するために必要な情報を列挙します。例えば、ソリューションの品質、機能などが考えられます。
  4. 導入方法
    提案されるソリューションの費用、必要作業などを理解するために必要な情報を列挙します。導入に必要なすべての費用を網羅することで、他のソリューションと比較することができるようになります。
  5. その他情報
    納入候補者が提案書を作成するために必要な情報を記述します。例えば、製品・サービスの性能、機能、トレーニング、支援体制、サポート、操作マニュアルなどの文書が考えられます。また、守秘義務条項を加え、情報が公にならないようにしなければならないこともあります。

これが必要最低限の情報です。上記の情報を網羅すれば、納入候補者は、提案書を作成することができます。そして、提案書を受領し、それらを評価、比較検討することで、プロジェクトに最適な納入者を選定することができるのです。
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