情報提供依頼書を簡単に作成するには

プロジェクトマネジャーとして、納入者を選定しなければならない局面に面したことがあると思います。最適な製品・サービスを最適なタイミングで納入してくれる最適な納入者を選定することは、いつも骨が折れる作業です。
最適な納入者を選定するためには、正式に、調達プロセスを実行することが必要です。


調達プロセスの最初のステップは、作業範囲記述書を作成することです。この文書には、プロジェクトで必要な製品・サービスに対する要求事項を記述します。調達に関する要求事項を明確にして文書化できたら、次は、潜在的な納入者にそれを知らしめ、納入者として登録してもらうことが必要になります。
このために使用するのが、情報提供依頼書(RFI)です。
RFIには、潜在的納入者が、その製品・サービスを納入するために、予め登録してもらうプロセスを記述します。また、プロジェクトチームで納入者を絞り込むために、必要な納入者自身の情報も記述しなければなりません。
RFIを文書化し、発行するためには、以下の5つのステップを実行します。

  1. SOWを文書化する
    外部から取得する製品・サービスに対する要求事項を記述します。
  2. RFIを文書化する
    納入者が納入する意思があることを表明するために登録してもらうプロセスを記述します。プロジェクトチームで、納入者の強み、弱みなどを分析し、納入者を絞り込むために必要な、個々の納入者自身の情報についても記述します。
  3. SOWとRFIを発行する
    公共メディアに広告を載せる等の方法で、広く一般に知らせます。広告には、調達の要求事項と、SOWとRFIの入手方法を要約して記述します。関心のある納入者は、SOWとRFIを入手し、対応することになります。
  4. 納入者からの情報提供を受領し評価する
    プロジェクトチームは、納入者が提供した情報を元に、調達要求事項への充足度という観点で評価します。
  5. 納入者を絞り込み結果を伝える
    上記評価点数に基づき、上位3-5位程度の納入者に絞り込み、以降の提案ステージに進みます。

詳細なRFIを文書化することは、多大な作業が必要です。十分なRFIを作成するためには、以下のような情報を含めることが必要になります。

  • 文書の目的を明確にして、納入者が、調達要求事項を満たすことができるかどうか判断することができる情報を記述します。
  • 調達プロセスを記述し、納入者選定と調達する製品・サービスの納入時期を明確にします。
  • 納入者について知りたい企業情報をリストアップします。例えば、営業年数、顧客タイプなどのセグメント情報、企業規模などがそれに当ります。
  • 納入者が提供できるもの(例えば、製品・サービス、トレーニング、サポートなど)と、提供方法(例えば、サービス提供方法、納入期間、価格など)の必要情報を明確にします。
  • その他守秘義務など必要な条件を記述します。

これで、RFIが出来上がりました!これを発行し、公開するだけです。あなたのプロジェクトに合った、高品質を持つ納入者を選定することができます。
PM123の情報提供依頼書テンプレートを使用すると、SOWを効率的に、すばやく作成することができます。是非、ダウンロードしてみてください。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

*