内部統制プロジェクトの立上

内部統制だからといって、経営企画、経理などの部門だけでプロジェクトを始めていはいけません。なんせプロジェクト経験が少ないですから。

IT部門からプロマネ経験者を出しましょう。できればPMP保持者。

昨年のプロジェクトマネジメントに関して書いたことがそのまま適用できます。

1. プロジェクトの目的、評価方法を決定する
2. フィージビリティスタディを行う
3. ステークホルダーを識別する
4. プロジェクトの前提条件、制約条件、リスクを識別する
5. プロジェクト憲章を作成する
6. スコープ記述書を作成する
7. プロジェクト計画と、プロジェクトマネジメント計画書を作成する

これで、プロジェクトスタートの承認を得るわけです。

今回のプロジェクトの特徴は、今までのプロジェクト以上に、成果物を文書として残さなければならないことです。しかも、プロジェクト終了後も、継続的にその文書を見直し、修正していかなければなりません。

将来の修正を考慮して、どのようなツールを使うのかを検討することが、キーとなります。

文書自体は、ワードなどで作成しても、どのようにそれを管理するかを考えなければなりません。コンテンツマネジメントシステムを導入することが重要となるでしょう。

ファイルサーバーのこのディレクトリに保管...では心もとないと思います。

また、プロジェクトで使用するソフト、ツールを決めなければなりません。特に、業務フローを書くツールが必要です。

業務フロー作成ツールに求められる要求事項は何でしょうか？

通常のITプロジェクトでは、エクセル、パワーポイント、ビジオを利用して作成していると思います。今回もそれらを使用しますか？

プロジェクトが終了すると、その成果物はほとんど利用されないような今までのITプロジェクトとは違います。（言いすぎかな）

これらの問題点として、修正が困難なことです。すべてページの概念を持っていますので、1ページに表現する業務の単位をどのようにするかを決めなければなりません。ある業務に変更があり、それを変更すると、他のページも変更しなければならなくなる時があります。

これが連鎖反応を起こし、すべてのページを修正しなければならなくなる可能性もあります。

さらに、個々の業務の意味合いを定義し、その処理のインプット、処理内容、アウトプットを定義し文書化しなければなりません。

業務フローにある処理が追加されたり、変更があった場合、こちらの文書も修正しなければなりません。

業務フローをパワーポイントて作成して、業務定義をエクセルで作成する。そしてそれらをWBS番号などで関連付ける。

こんなことをやっていると、プロジェクト終了後、文書修正だけで膨大なコストがかかります。

ベストなツールは、業務フローと業務定義を統合し一元管理できるツールだと考えています。

ツールの選定を誤れば、プロジェクト自体も、終了後も多大なコストが必要になります。ここらを考慮して、プロジェクトの立上、計画を作成しましょう。