実施基準が確定！過度の文書化は必要ない！

すなわち、文書化が大変だ、と言う認識が広がっている中、既存文書があれば、それを活用しなさいと言うことです。

例えば、ERPを導入した時には、新業務フローと新業務マニュアルを作りますが、これらの内容が更新されていれば、活用することができます。また、ISOxxxxを取得する時に作成したフローなどの文書があれば、それも活用できます。

何も、業務記述書を別途作成する必要はありません。業務マニュアルにリスクが発生する可能性のなるポイントがわかるように印を付け、統制を抜き出していくだけで、良いということです。

ただし、リスクコントロールマトリックスは必要になるのではないかと思います。

余談ですが、RCMと言えば、リスクとコントロールを並列で書いている書式が一般的ですが、なぜ、その書式をマトリックスと呼ぶのだろうかと常々疑問に思っています。見た目がマトリックスではない。

文書化テンプレートとして販売されているもののほとんどがこの形式です。

エクセルで作るなら、行にリスクを、列にコントロールを書き、コントロールがカバーしているリスクとの交差セルに丸印を付ければ一目で、わかり安くなります。複数のリスクをカバーしているコントロールも見分けやすくなります。

なぜこのような書式が一般的でないのでしょうか？

さて、業務マニュアル、業務フローが最新ではない、或いは、作成されていないと言うような場合には、やはり文書化作業をする必要があります。しかし、上場企業で、業務フローが作成されていない所はないはずです。

少なくとも、上場審査に必要な2の部を作成する時に、内部統制整備に関する記述をしなければならず、その中で業務フローも作成しなければならないからです。

万が一、既存文書を活用できない場合にでも、1から作成するのではなく、テンプレートを活用して、それを修正しながら行えば、負担が軽くなります。また、記述の粒度も統一できます。

文書化テンプレートは、安いもので100万円前後から、高いもので、500万円以上のものまでいろいろと販売されています。
しかし、単に文書化のためだけのテンプレートが大半を占めています。注意深く比較する必要があります。

テンプレートを選択する時には、文書化は、何のためにするのかを考える必要があります。

文書化は何のためにするのですか？

必要だと言われているからするのですか？

文書化は、内部統制の整備状況の有効性を評価するために行うものです。

そういう意味で、文書化だけの業務テンプレートは、中途半端でしかありません。

本当に作業負担を軽減させるためには、運用状況の有効性評価までを考え、必要な情報が網羅できるテンプレートを採用するべきです。

文書化作業が終われば、ウォークスルーを行い、業務が正確に文書化されていることを確認し、整備状況の評価を行わなければなりません。そして、キーコントロールを抽出し、運用状況の評価を行います。

ここまでカバーしたテンプレートは、ほとんど販売されていません。

これは断言できます。

注意深くテンプレートを吟味しましょう。

私は、全社的内部統制の評価手順書と質問表、整備状況の有効性評価手順書と必要書式を作成しました。現在、運用状況の有効性評価手順書を作成中です。運用状況の有効性評価に必要となる書式は作成済みです。

あっ、それと、内部統制プロジェクトの基本計画書サンプルも作成しました。

これらは、ある時期に有料で公開する考えです。或いは、私のコンサルティングツールとして活用する考えです。

いち早く入手されたい方がいらっしゃれば、連絡ください。別途ご相談に乗ります。