内部統制にかかわる業務フローの書き方

今回の内部統制プロジェクトでは、業務フローを書くこと自体は、目的ではありません。内部統制に絡むリスクを洗い出すことが目的です。

このようなフローを見て、何が問題か分かりますか？

業務処理の順序は理解できても、そこにどのような統制をかけているか分かりません。

産能大学方式は、内部統制をフローチャートに織り込んだものです。

ポイントは、業務処理で作成される帳票類を、後工程でどのように使用しているかということと、承認する場合に、どの部署がどの帳票を証拠として行っているかを明確にフローの中で表現することです。

例えば、注文を受けた時を考えて見ましょう。

電話で受注を受けた時、直接システムに入力するのか、一旦受注票に書き入れ、後でシステムに入力するのかというような違いがフローの中で表現されます。受注票に書いた場合、その受注票は、どこに保管されるのかということもフローに盛り込まれます。

電話だけではなく、ファックスの場合は、メール受注の場合は、ウェブ受注の場合はどうかなど、受注形態によって処理が異なれば、それをフローの中で表現します。

また、後続の出荷処理では、出荷指示と配送票をシステムから何部打ち出し、ピッキングを行う。ピッキング内容と出荷指示票の内容をチェックして間違いなければ、梱包し、配送票と共に運送業者へ渡す。出荷指示票と配送票の控えを保管する。出荷完了をシステムに入力する。

このようなことが一目でわかる業務フローチャートを作成することになります。

承認行為も同様です。

例えば、購買業務を想定してみましょう。

依頼部門が購買依頼を作成し、部門長が承認をして購買部に転送する。購買部は、購買依頼の承認後、購買規定を元に、発注業者選定を行う。決定後見積もり依頼を発送する。見積り依頼が到着すると、購買部は、発注依頼を作成し、購買部長が承認後、発注を行う。

このように、処理中で、承認行為があれば、それを表現します。その時、何をもって承認しているのかその証拠書類もフローに表現します。

内部統制目的の業務フローは、その過程で、どのような帳票が作成され、どこに保管され、承認は、どの部門のどの管理職が何を証拠書類として行っているかを明確に表したものです。