ほとんどすべてのプロジェクトマネジャーは、プロジェクトを遂行するために外部の協力会社などからの支援が必要だと感じています。外部納入者から納入される成果物が、最適なもので、適切なタイミングで、かつ最適な品質レベルにあることを保証するためには、納入者との契約を文書化しなければなりません。
契約とは、プロジェクトからの要求事項に合致する、明確に定義された成果物を取得するためのプロジェクトと納入者間の合意文書であると言うことができます。
契約には、成果物、納入者とプロジェクト両方の責任、納入者が達成しなければならない品質、評価条件、そして、その他適用される契約条件を明記しなければなりません。
また、契約は、納入者との良好な関係を保持するための基本となるものです。正式な契約文書を作成するためには、プロジェクト側で、文書の基礎となる契約条件をまとめなければなりません。
契約条件をまとめるのは、そう困難な作業ではありません。以下のような事項をまとめればよいのです。
- 概要
契約の目的と、使用される用語の定義を記述する。 - 成果物
納入者からもたらされるすべての成果物をリストアップする。そして、個々の成果物に対し、その数量、価格を明記する。さらに、成果物の納入期限を明記し、納入タイミングを明確にする。 - 責任
プロジェクト側と納入者両方の成果物を作成し、受領するために必要な責任をリストアップする。責任を明確にすることは、非常に重要である。なぜならば、プロジェクトを通して、納入者の成果を見る場合の基礎資料となるからだ。 - 成果 納入者の成果を評価するためには、まず、納入者が達成すべき成果条件を定義しなければならない。例えば、納入者がすべての成果物を提出し、すべての責任を果たすことを保証する条件。また、納入者の成果レビューをするプロセスを明記する。それによって、納入者とプロジェクト側両方が、成果をマネジメントするプロセスを理解することができるようになる。
- その他契約条件
そして最後に、請求、支払、契約終結、係争などの契約条件をリストアップする。
上記のような事項を網羅する契約条件を作成すれば、納入者との関係を良好に保ち、最大の利益を得るための基礎が出来上がります。
PM123の契約条件テンプレートを使用すると、契約条件を効果的に、かつ、迅速に作成することができます。是非、ダウンロードしてみてください。
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