プロジェクトを成功に導くためには、納入者との良い関係を構築することが不可欠です。納入者を選定しようとする時、それが、設備の購入であれ、コンサルティングサービスの購入であれ、または、単純なコーヒーの購入であれ、購入する時に必要なことは、要求事項を文書化することです。
要求事項を文書化したものが「作業範囲記述書（SOW）」です。詳細なSOWがなければ、納入者の成果を評価することができません。なぜなら、一連の要求事項に対する達成度合いを評価することになるわけですから、明確に要求事項を定義していなければ、できないのは当然のことです。
納入者とは、当然、契約を締結します。しかし、契約は、主要な成果物と納入時期について記載しますが、プロジェクトで必要な要求事項を逐一リストアップすることはしません。
と言うわけで、調達プロセスの第1歩として、詳細なSOWを作成しなければなりません。SOWは、納入候補者リストを作成する前に、文書化されなければなりません。
また、SOWは、以下の目的のために使用されます。
- プロジェクトの調達に対する要求事項を詳細に定義する
- 候補者を絞り込むための基礎資料として使用する
- 納入者を決定する
- 納入者を評価する
SOWを作成することは、難しい作業のように思えますが、詳細なSOWを作成することは、そんなに難しいことではありません。
以下に示すステップを順に実行すれば、SOWは完成します。
- 納入企業の望ましい姿を記述する
例えば、ある規模以上の企業で、購入しようとしている製品・サービスに対する知識が豊富であり、あなたの業界での経験があるというようなことです。或いは、何年にもわたる販売経験があり、顧客を事例として紹介してくれるというようなこと。
- 購入する製品・サービスを詳細に記述する
購入する製品のコンポーネントや、購入するサービスに必要なスキルセットなどを記述します。
- プロジェクトで必要になるトレーニング内容を記述する
購入する製品・サービスから最大限の利益を得るために、納入者に実施して欲しいトレーニング内容を詳細化します。
- サポートレベルを記述する
納入者にサポートして欲しい時間帯（例えば、24時間、365日）や、そのサポートレベルを明確にします。
- 必要な資料を記述する
操作マニュアルなどの、プロジェクトで必要になる文書、資料を記述します。
- 成果物を明確に記述する
納入者が作成する、或いは納入する成果物とその期限を記述します。
- 支払条件を記述する
納入者への支払を行なうための条件を記述します。
- 知的財産権に関する条件を記述する
守秘義務を明確に記述します。
上記のステップをすべて完了させると、詳細な作業範囲記述書が出来上がります。これで、納入者との良好な関係を維持することができるようになります。
Workflow@ProjectManagementの作業範囲記述書テンプレートを使用すると、SOWを効率的に、すばやく作成することができます。是非、ダウンロードしてみてください。
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