ITに限らず、おそらくすべてのプロジェクトで、必要な資源調達を行い、プロジェクトに最適な納入者を決定することが、最も困難な意思決定の1つではないでしょうか。
最適な納入者を公正に決定するためには、調達プロセスに入る前に、決定しておかなければならないことがたくさんあります。
その前提として、調達実行者、多くの場合はプロジェクトマネジャーは、偏見を捨て、プロジェクトの要求事項に最も合致する納入者を選定することを念頭に置かなければなりません。
ここで、その手順をもう1度見直してみたいと思います。
調達プロセスを成功に導く鍵は、調達を始める前に、十分な詳細度を持った文書を作成することです。調達に必要なすべてのタスクを洗い出して文書化しておけば、後は、それを実行して納入者を選定するだけになります。
調達プロセスに必要な文書は、以下の10ステップで作成し、実行します。
1）作業範囲記述書（SOW）作成
SOWは、プロジェクトで調達しなければならない製品・サービスに対する要求事項を定義するものです。SOWを見ることで、納入候補者が、提案しようとする製品・サービスがどの程度、要求に合ったものであるかどうか判断できるものでなくてはなりません。
2）情報提供依頼書（RFI）作成
RFIは、プロジェクトで必要な情報を記述し、その情報を収集するための文書です。また、多数の納入予定者を評価して絞り込むためにも使用されます。
3)RFI発行
RFIとSOWを広く、多数の潜在的な納入予定者に発行し、プロジェクトの要求事項（SOWで記述）と納入予定者からの対応手順（RFIで記述）を知らしめることを行ないます。
4)情報の評価
納入予定者から提供された情報を、プロジェクトの要求事項にどの程度合致しているか（SOWに記述されたもの）を評価します。
5)納入候補者の絞込み
評価を元に、候補者を絞り込みます。
6）提案依頼書（RFP）作成
RFPは、プロジェクトで必要な情報を記述し、納入者を決定するために使用されます。必要な情報とは、納入者の会社情報、製品・サービスの情報、ソリューションの情報、また、納入方法などがあります。
7)RFP発行
ステップ5で絞り込んだ納入候補者に対してRFPを発行し、詳細な提案書を依頼します。RFP説明会を開き、依頼内容を説明します。
8)提案の評価
提案書を受領し、SOWで定義した要求事項を元に、提案内容を評価します。
9)納入者決定
評価で最高得点を得た納入者を選定します。
10)契約締結
契約文書のドラフトを作成し、交渉後に締結します。
以上が、資源調達のベストプラクティスであると言うことができます。
ちなみに、官公庁の調達プロセスでは、RFI、RFPの発行後、受領まで1ヶ月の猶予を置くそうです。そうすると、すべてのプロセスが終了するまで、約4，5ヶ月かかることになります。そこまでしなくても、3ヶ月程度は、必要だと思います。
プロジェクトマネジメントテンプレート集であるPM123では、これらのプロセスを、購買プロセスとして定義し、購買計画、入札マネジメント計画書、作業範囲記述書、情報提供依頼書、提案依頼書、契約条件、入札登録簿などの文書テンプレートを提供しています。
調達プロセスを効果的に、かつ迅速に行ないたい方は、参考にしてください。最後が宣伝モードになってしまいました。（笑）
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