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プロジェクトで大きなリスクを抱えているエリアを、外部に委託してしまうことは、多くのプロジェクトマネジャーに賛同してもらえるでしょう。

適切な製品・サービスを最適な納入者から調達することを保証するためには、購買計画を作成することが必要になります。

詳細な購買計画を作成するのは、非常に骨の折れる作業です。

ほとんどすべてのプロジェクトマネジャーは、プロジェクトを遂行するために外部の協力会社などからの支援が必要だと感じています。外部納入者から納入される成果物が、最適なもので、適切なタイミングで、かつ最適な品質レベルにあることを保証するためには、納入者との契約を文書化しなければなりません。

契約とは、プロジェクトからの要求事項に合致する、明確に定義された成果物を取得するためのプロジェクトと納入者間の合意文書であると言うことができます。

プロジェクトの計画フェーズで、外部から調達する必要性に気付くことがあります。それは、単に、必要な製品・サービスを調達する場合や、プロジェクト全体を外部に委ねる場合もあるでしょう。

このような時には、提案依頼書（RFP）を作成しなければなりません。

提案依頼書は、文字通り、外部調達元からの提案を依頼する文書です。従って、RFPには、提案書を受領するプロセスと、提案書を作成するために必要な情報がなければなりません。

プロジェクトマネジャーとして、納入者を選定しなければならない局面に面したことがあると思います。最適な製品・サービスを最適なタイミングで納入してくれる最適な納入者を選定することは、いつも骨が折れる作業です。

最適な納入者を選定するためには、正式に、調達プロセスを実行することが必要です。

プロジェクトを成功に導くためには、納入者との良い関係を構築することが不可欠です。納入者を選定しようとする時、それが、設備の購入であれ、コンサルティングサービスの購入であれ、または、単純なコーヒーの購入であれ、購入する時に必要なことは、要求事項を文書化することです。

要求事項を文書化したものが「作業範囲記述書（SOW）」です。詳細なSOWがなければ、納入者の成果を評価することができません。なぜなら、一連の要求事項に対する達成度合いを評価することになるわけですから、明確に要求事項を定義していなければ、できないのは当然のことです。

ITに限らず、おそらくすべてのプロジェクトで、必要な資源調達を行い、プロジェクトに最適な納入者を決定することが、最も困難な意思決定の1つではないでしょうか。

最適な納入者を公正に決定するためには、調達プロセスに入る前に、決定しておかなければならないことがたくさんあります。

その前提として、調達実行者、多くの場合はプロジェクトマネジャーは、偏見を捨て、プロジェクトの要求事項に最も合致する納入者を選定することを念頭に置かなければなりません。

日経コンピュータ6月13日号に、釣具最大手のダイワ精工が、9年間使用したSAP R/3をリプレースして、国産業務パッケージに切り替え、稼動したという記事が載っていました。

記事によると、1996年より、R/3 リリース3.0を使用して会計と人事を稼動させていた。99年前後にアップグレードを検討していたが、その後の業績不振で凍結していた。03年頃に検討を再開し、今回の意思決定となったとのことです。

プロジェクトを始める前に考慮しておかなければならないことで、見落としがちなことがあります。

それは、稼動後の運用体制をどのようにして構築するかという点です。この点は、プロジェクトマネジメントの本を読んでも出てきません。なぜなら、開発プロジェクトは、プロジェクトとしての性格を持ちますが、稼動後の運用は、定常業務であると考えるためです。

ITプロジェクトの契約を、皆さんは、どのような形で結ばれていますか？

請負契約、業務委託契約、それとも派遣契約？

契約形態の違いを考慮して契約を結んでいますか？

個人情報保護法の施行に伴い、情報セキュリティに関する契約条件を重視することが多くなってきました。

情報セキュリティ対策をプロジェクトに織り込む場合、プロジェクト実施母体組織で考慮しておかなければならない事項を契約条件として、契約書に明記しなければなりません。情報セキュリティと言っても、2つの側面があります。1つは、ウィルスなどに対する対策、そして、もう1つは、情報漏えいに対する対策です。

私が懇意にしている企業で、システム管理、運用の事業を立ち上げようとしています。それに伴い、技術者の方を募集しています。募集内容は、以下の通り。

募集人数：9月まで5名程度。年内15名程度。
OS：　Unix中心
内容：システム管理、ネットワーク管理、DBチューニング経験者
　　　SAPシステム管理経験があれば尚可
　　　システム管理、運用管理リーダ経験者尚可
年齢：30代まで
採用：正社員、または、契約社員（その後正社員登用あり）
報酬：応相談

ご興味のある方は、info@brainpro.jpまでご連絡ください。追って詳細をお知らせします。

RFPを受領し、採用するソリューションと、ベンダーが選定できれば、次は、具体的な契約交渉です。

皆さんの会社では、契約交渉は、誰が行なっていますか？営業？法務？購買？それともプロジェクトマネジャー？

私の感覚では、契約交渉は、発注側も、受注側もプロジェクトマネジャーの責任で行なわなければならないと考えています。なぜなら、今から始めるプロジェクトの詳細が分かっているのは、プロマネだからです。

情報化資源調達では、実際に入札に移る前に、SOW(Statement of Work)、作業範囲記述書と言うものを作成しなければなりません。

これは、プロジェクトからの要求事項をまとめたものです。必ずしも、発注側で作成しなければならないというものではありません。場合によっては、納入者側で作成しても良いものです。

しかし、実際には、これさえない場合もあります。

前回に引き続き、導入費用を考えます。今回は、顧客側から見た視点です。

プロジェクトの予算を計上する上で、ベンダーからの見積だけで計上するような企業はないでしょう。ベンダーへの外注費用意外に、設備、備品などの費用意外に、当然、自社のメンバーの人件費も計上しますよね。

この中で、費用が大きいのは、やはり、人件費です。もし、外注費が安ければ、安いほどよいと言うのであれば、外注せずに、自社ですべて構築すればいいんです。しかし、スキル、知識の課題があって、外注せざるを得ません。

プロジェクトで必要な作業をすべて外注した場合は、最も高くなるのは、当然の事です。したがって、プロジェクトで必要な作業を100とすると、どの程度、自社でカバーするかを考えなければなりません。当然自社でできる事と、できないことがありますから、作業の役割分担をする事が必要になります。

皆さんのプロジェクトでは、ベンダーと顧客の分担比率は、どの程度でしょうか。過去の統計のようなものがないので、私の経験でしかありませんが、成功したプロジェクトは、顧客側の分担比率は、30～50％です。

情報化調達では、ソリューションの決定と共に、ベンダーとの契約条件を決定しなければなりません。今回は、その費用に関して見て行きましょう。特に、今回は、ベンダー側から見た費用見積です。

一般に、情報化投資の費用は、ハード：ソフト：導入で、1:1:3であると言われています。投資総額の約60%が導入プロジェクトにかかるコストです。SAPの過去の統計では、これが、1:1:4～6という結果が出ています。

パッケージの導入では、アドオン開発がどの程度必要になるかによって、異なってきます。従って、提案時の見積は、アバウトな概算見積でしかありません。